Pasākumu fotografēšana un GDPR (VDAR): piekrišana vai leģitīmās intereses?
Fotogrāfijas palīdz atspoguļot pasākuma atmosfēru, saglabāt skaistus mirkļus un parādīt organizācijas kultūru cilvēkiem saprotamā veidā. Taču identificējamu cilvēku fotografēšana, attēlu glabāšana un publicēšana ir personas datu apstrāde. Par šo aspektu ir bieži aizmirstam.
Sarežģīti tas kļūst tad, ja organizācija vēlas saņemt un dokumentēt cilvēku piekrišanu vairākiem attēlu izmantošanas veidiem vai publicēšanas kanāliem.
Ar zīmi “Pasākumā notiek fotografēšana” nepietiek.
Pirms fotoattēlu izmantošanas organizatoram jānosaka, kāpēc attēli ir nepieciešami, kur tie tiks publicēti un uz kāda tiesiskā pamata tie tiks apstrādāti.
Vispirms nosakiet fotoattēlu izmantošanas nolūku
Organizācijai jāzina, kā fotoattēli tiks izmantoti. Piemēram:
- pasākuma atspoguļošanai mājaslapā;
- publicēšanai sociālajos tīklos;
- atskaites sagatavošanai partneriem vai finansētājiem;
- organizācijas komunikācijas vai mārketinga materiāliem.
Fotografēšana un attēlu publicēšana nav viens un tas pats. Organizācijai atsevišķi jāizvērtē, vai un kā tā drīkst attēlus publicēt mājaslapā, sociālajos tīklos, reklāmas materiālos vai citos kanālos.
Jo konkrētāks ir nolūks un publicēšanas kanāli, jo vieglāk ir izvērtēt atbilstošo tiesisko pamatu un informēt apmeklētājus.
Piekrišana vai leģitīmās intereses?
Datu valsts inspekcija kā divus iespējamos tiesiskos pamatus uzņēmumu organizētos pasākumos min apmeklētāju piekrišanu un organizatora leģitīmās intereses.
Tiesiskais pamats nav jāizvēlas pēc tā, kurš organizācijai šķiet ērtāks. Jāizvērtē fotografēšanas nolūks, nepieciešamība, plānotais attēlu izmantošanas veids un iespējamā ietekme uz cilvēku privātumu.
| Leģitīmās intereses | Piekrišana | |
|---|---|---|
| Kad var izmantot? | Ja organizācijai ir konkrēta un likumīga interese, datu apstrāde ir nepieciešama tās sasniegšanai un personas intereses, pamattiesības un pamatbrīvības nav svarīgākas par organizācijas interesi. | Ja personai ir patiesa un brīva izvēle piekrist konkrētai, skaidri izskaidrotai sava attēla izmantošanai. Atteikšanās nedrīkst radīt nepamatotas nelabvēlīgas sekas. |
| Kas jāizdara pirms apstrādes? | Jānosaka nolūks, izmantošanas veids, publicēšanas kanāli, saņēmēji un glabāšanas termiņš. Jāizvērtē apstrādes nepieciešamība, jāveic interešu līdzsvarošanas tests un jānosaka privātuma risku mazinoši pasākumi. | Jānosaka nolūks, izmantošanas veids, publicēšanas kanāli, saņēmēji un glabāšanas termiņš. Pirms attiecīgās datu apstrādes jāsaņem brīvi sniegta, konkrēta, apzināta un viennozīmīga piekrišana. |
| Kas jādokumentē? | Interešu līdzsvarošanas tests, apstrādes nepieciešamība, izvērtētie riski, aizsardzības pasākumi un apmeklētājiem sniegtā informācija. | Piekrišanas saturs, saņemšanas laiks un veids, nolūks, apstiprinātie izmantošanas kanāli, kā arī vēlākās izmaiņas vai piekrišanas atsaukšana. |
| Kādas ir personas tiesības? | Persona var iebilst pret sava attēla apstrādi. Organizācijai jāizvērtē iebildums un jāpamato, vai pastāv pārliecinoši leģitīmi iemesli apstrādi turpināt. | Persona var atteikties sniegt piekrišanu vai to jebkurā laikā atsaukt. Piekrišanas atsaukšanai jābūt tikpat vienkāršai kā tās sniegšanai. |
| Kas jādara pēc iebilduma vai piekrišanas atsaukšanas? | Jāizvērtē konkrētais iebildums. Ja nav pietiekama pamata turpināt attēla izmantošanu, attēlu nepublicē vai, ja tas jau publicēts, izņem. | Jāpārtrauc turpmākā apstrāde, kas balstīta uz piekrišanu. Dati jādzēš, ja nav cita tiesiska pamata to glabāšanai. Atsaukšana neietekmē pirms tās veikto apstrādes likumību. |
Ja organizācija izmanto piekrišanu, personai jāspēj saprast, kam tieši tā piekrīt. Piemēram, piekrišana attēla publicēšanai organizācijas mājaslapā ne vienmēr nozīmē piekrišanu tā izmantošanai reklāmas kampaņā.
DVI norāda, ka interešu līdzsvarošanas tests jāveic pirms uz leģitīmajām interesēm balstītas datu apstrādes. Organizācijai jāspēj pamatot savu interesi, apstrādes nepieciešamību un to, kā izvērtēta ietekme uz cilvēka tiesībām.
Savukārt organizācijai, kas izmanto piekrišanu, jāspēj pierādīt, ka tā saņemta atbilstoši prasībām. Plašāk par to skaidrots DVI materiālā par piekrišanu kā tiesisko pamatu.
Neviens no šiem tiesiskajiem pamatiem automātiski neatļauj publicēt jebkuru pasākumā uzņemto fotoattēlu. Izvērtējums ir atkarīgs no konkrētās situācijas, attēla rakstura un plānotā izmantošanas veida.
Citās situācijās var būt piemērojams cits tiesiskais pamats. Šis salīdzinājums attiecas uz uzņēmumu organizētu pasākumu kontekstu.
Attēlu izmantošanas tiesiskais pamats jāizvērtē atbilstoši konkrētajam nolūkam un kanālam. Organizācijai nevajadzētu pieņemt, ka viens tiesiskais pamats automātiski attiecas uz visiem attēlu izmantošanas veidiem.
Informatīva zīme nav piekrišana
DVI skaidri norāda, ka organizatoram nevajadzētu apgalvot: iegādājoties biļeti vai apmeklējot pasākumu, persona automātiski piekrīt fotografēšanai un materiālu publicēšanai.
Biļetes iegāde vai ieiešana pasākuma teritorijā pati par sevi nav piekrišana.
Informatīvās zīmes uzdevums ir informēt apmeklētājus. Tā pati par sevi neaizstāj piekrišanu un nerada piekrišanu ar noklusējumu.
Ja konkrētai fotoattēla izmantošanai ir izvēlēta piekrišana, tā jāsaņem atbilstošā veidā.
Personai jāzina, kam tieši tā piekrīt, piemēram, attēla publicēšanai organizācijas mājaslapā, konkrētā sociālo tīklu kontā vai reklāmas materiālos.
Informējiet apmeklētājus pirms fotografēšanas
Informācijai jābūt pieejamai pirms pasākuma vai pasākuma vietā, pirms tiek sākta fotografēšana vai filmēšana.
Apmeklētājiem jāspēj saprast:
- kas ir atbildīgs par personas datu apstrādi;
- kāpēc notiek fotografēšana vai filmēšana;
- kāds ir datu apstrādes tiesiskais pamats;
- kur attēli un video var tikt publicēti;
- kam materiāli var tikt nodoti;
- cik ilgi tie tiks glabāti;
- kā iebilst pret attēla izmantošanu vai atsaukt piekrišanu;
- kā pieprasīt konkrēta materiāla izņemšanu;
- kā sazināties ar organizāciju vai iesniegt sūdzību.
Ja organizācija pieprasa piekrišanu, apmeklētājiem jābūt skaidri informētiem arī par to, kā piekrišanu var sniegt, mainīt vai atsaukt.
Pilno informāciju var publicēt organizācijas privātuma paziņojumā. Saīsinātu informāciju var izvietot biļešu tirdzniecības vietā, uz biļetes un pie ieejas pasākumā.
Saīsinātajā informācijā jānorāda arī skaidrs veids, kā piekļūt pilnajam privātuma paziņojumam.
Nodrošiniet skaidru rīcību iebilduma vai piekrišanas atsaukšanas gadījumā
Organizācijai iepriekš jānosaka, kur un kā apmeklētājs var iebilst pret attēla izmantošanu, atsaukt piekrišanu vai lūgt izņemt konkrētu fotoattēlu.
Šai informācijai jābūt praktiskai: jānorāda kontaktpersona vai e-pasta adrese, pieprasījuma iesniegšanas kārtība un informācija, kas nepieciešama konkrētā attēla identificēšanai.
Saņemot šādu lūgumu, tas jāizvērtē atbilstoši izmantotajam tiesiskajam pamatam. Par veikto darbību vai atteikumu persona jāinformē bez nepamatotas kavēšanās un parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā.
Arī tad, ja fotoattēls jau ir publicēts mājaslapā vai sociālajos tīklos, personas lūgumu nedrīkst ignorēt. Cilvēkiem, kuri vēlas pārvaldīt savus attēlus, noderīga informācija apkopota sadaļā Privātpersonām.
Ja attēls publicēts vairākos organizācijas kontrolētajos kanālos, jāizvērtē, kā nodrošināt tā izņemšanu vai turpmākās izmantošanas pārtraukšanu visos attiecīgajos kanālos.
Vienojieties ar fotogrāfiem
Ja fotografēšanu vai filmēšanu veic ārējs fotogrāfs vai uzņēmums, kas rīkojas organizatora uzdevumā, jāvienojas par:
- fotografēšanas nolūku;
- materiālu izmantošanas nosacījumiem;
- piekļuvi fotoattēliem un video;
- materiālu glabāšanu un nodošanu;
- pušu pienākumiem personas datu aizsardzībā;
- rīcību gadījumā, ja persona iebilst pret attēla izmantošanu vai atsauc piekrišanu.
Ja fotogrāfs apstrādā attēlus organizatora vārdā un saskaņā ar tā norādījumiem, organizatoram jāizvērtē, vai fotogrāfs darbojas kā datu apstrādātājs. Šādā gadījumā jānoslēdz atbilstoša datu apstrādes vienošanās.
Arī fotogrāfam jāzina, kā rīkoties, ja cilvēks nevēlas tikt fotografēts.
Īss kontrolsaraksts organizatoram
Pirms pasākuma pārbaudiet, vai:
- ir noteikts fotografēšanas nolūks un izmantošanas kanāli;
- ir izvēlēts un dokumentēts tiesiskais pamats;
- ir noteikts materiālu glabāšanas termiņš;
- apmeklētāji saņems nepieciešamo informāciju;
- ir sagatavotas informatīvās zīmes;
- ir noteikta iebildumu un piekrišanas atsaukumu izskatīšanas kārtība;
- ir norādīta kontaktpersona vai kontaktinformācija pieprasījumu saņemšanai;
- ar fotogrāfiem ir saskaņoti datu apstrādes nosacījumi;
- ir dokumentēts, kam, kad un kādam izmantošanas veidam persona ir piekritusi.
Atbildīga fotoattēlu izmantošana nav tikai informatīva zīme pie ieejas. Tas ir pārdomāts process, kurā organizācija spēj pamatot savus lēmumus, informēt cilvēkus un respektēt viņu izvēles.
Informatīva zīme informē cilvēkus, bet tā nepalīdz organizācijai pierādīt un pārvaldīt saņemto piekrišanu. Kā piekrišanu pārvaldīt praksē, skaidrots sadaļā Kā tas darbojas.
Ja organizācija fotoattēlu izmantošanai izvēlas piekrišanu vai balstās uz leģitīmajām interesēm, MyFaceGuard palīdz pārvaldīt šo procesu vienuviet - nosūtīt un dokumentēt piekrišanas pieprasījumus, saņemt cilvēku atbildes, reģistrēt piekrišanas atsaukumus, pārvaldīt iebildumus un saglabāt pārskatāmu piekrišanu, iebildumu un pieņemto lēmumu vēsturi. Platforma palīdz organizācijai sekot līdzi apstrādes nolūkam, izmantotajam tiesiskajam pamatam, sniegtajai informācijai un veiktajām darbībām, lai organizācijai nebūtu jāpaļaujas tikai uz e-pastiem, izklājlapām vai manuāli veidotiem pierakstiem.
MyFaceGuard uzņēmumiem palīdz pārskatīt iepriekš veiktās darbības un uzturēt pārskatāmu datu apstrādes dokumentāciju. Tas atbalsta organizācijas spēju pamatot savus lēmumus un atbildīgi pārvaldīt fotoattēlu izmantošanas procesu.
MyFaceGuard neaizstāj juridisku izvērtējumu un nenosaka, kurš tiesiskais pamats organizācijai jāizmanto. Platforma palīdz praktiski pārvaldīt un dokumentēt procesus gan gadījumos, kad tiek izmantota piekrišana, gan gadījumos, kad apstrāde balstās uz leģitīmajām interesēm. Piekrišanas sniedzēja identitāti var apstiprināt ar drošām identitātes verifikācijas metodēm.
Uzzināt vairāk par MyFaceGuard · Apskatīt cenas
Avoti
- Praktiski ieteikumi pasākumu organizatoriem – fotografēšana un filmēšana
- Praktiski ieteikumi pasākumu organizatoriem – fotografēšana, filmēšana un publicēšana
- Pārziņa leģitīmās intereses un līdzsvarošanas tests
- Pareiza tiesiskā pamata noteikšana – piekrišana
- Vispārīgā datu aizsardzības regula
Raksts nav juridiska konsultācija. Konkrētā situācijā konsultējieties ar juristu vai datu aizsardzības speciālistu.